Czy KSeF jest bezpieczny? Gdzie trafiają Twoje dane i faktury?

Krajowy System e-Faktur budzi naturalne pytania o bezpieczeństwo danych. Przedsiębiorcy chcą wiedzieć, gdzie trafiają ich faktury, kto ma do nich dostęp i czy korzystanie z aplikacji mobilnej oznacza przekazywanie danych finansowych kolejnemu podmiotowi.

W tym artykule wyjaśniamy, jak rozumieć bezpieczeństwo KSeF, gdzie przechowywane są faktury oraz na co zwrócić uwagę przy wyborze aplikacji do podglądu dokumentów na telefonie.

Co oznacza bezpieczeństwo danych w KSeF?

Bezpieczeństwo w KSeF obejmuje kilka obszarów jednocześnie: sposób uwierzytelnienia użytkownika, nadawanie uprawnień, szyfrowaną komunikację oraz kontrolę dostępu do danych znajdujących się w fakturach ustrukturyzowanych.

Każda e-faktura może zawierać szczegółowe informacje o działalności firmy: dane kontrahentów, kwoty, stawki VAT, pozycje towarowe lub usługowe oraz terminy płatności. Dlatego dostęp do tych dokumentów powinien być ograniczony wyłącznie do uprawnionych stron i osób.

Gdzie są przechowywane dane z Twoich faktur?

Faktury ustrukturyzowane trafiają do KSeF, czyli centralnego systemu obsługiwanego przez infrastrukturę państwową. To tam przechowywany jest dokument źródłowy w formacie XML.

Aplikacja mobilna nie musi być dodatkowym miejscem centralnego przechowywania faktur. W modelu local-first aplikacja pobiera dane z KSeF na urządzenie użytkownika i prezentuje je w czytelnej formie, bez tworzenia pośredniej bazy dokumentów na serwerach producenta aplikacji.

Jak KSeF i aplikacje mobilne chronią prywatność?

KSeF wykorzystuje mechanizmy uwierzytelnienia, uprawnień, tokenów oraz szyfrowanej komunikacji. Dostęp do danych zależy od tego, kto został uwierzytelniony i jaki zakres uprawnień otrzymał.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy bardzo ważne jest także to, jak działa aplikacja używana do podglądu faktur. Inaczej wygląda model, w którym użytkownik zakłada konto w zewnętrznej usłudze i wysyła dane na jej serwery, a inaczej model local-first, w którym dane pozostają lokalnie na telefonie.

W praktyce warto sprawdzić trzy rzeczy:

• czy aplikacja wymaga zakładania dodatkowego konta użytkownika,
• czy token KSeF i dane faktur są przesyłane na serwery producenta,
• czy aplikacja jasno wyjaśnia, gdzie przechowywane są dane i jak działa połączenie z KSeF.

Czy producent aplikacji ma dostęp do Twojego tokena KSeF?

To jedno z najważniejszych pytań przed użyciem zewnętrznej aplikacji do KSeF. Token umożliwia dostęp do danych w zakresie nadanych uprawnień, dlatego powinien być traktowany jak wrażliwy klucz techniczny.

W przypadku aplikacji działającej w modelu local-first token jest przechowywany lokalnie na urządzeniu użytkownika, na przykład w bezpiecznym magazynie systemowym telefonu. Producent aplikacji nie potrzebuje wtedy własnego serwera pośredniczącego do przechowywania tokenów i faktur.

Na co uważać przy wyborze aplikacji do KSeF?

Nie każda aplikacja do KSeF działa w taki sam sposób. Część rozwiązań to rozbudowane systemy SaaS, w których użytkownik zakłada konto, loguje się do panelu i powierza obsługę danych zewnętrznej platformie. Inne rozwiązania koncentrują się na prostym podglądzie faktur na telefonie i ograniczają przetwarzanie danych do urządzenia użytkownika.

Przy wyborze narzędzia zwróć uwagę na:

• przejrzystą politykę prywatności,
• brak niepotrzebnego zakładania konta,
• lokalne przechowywanie danych,
• jasne rozróżnienie między podglądem faktur a usługami księgowymi lub płatniczymi,
• możliwość unieważnienia tokena po stronie KSeF, gdy przestaniesz korzystać z aplikacji.

Przykład praktyczny: sprawdzenie bezpieczeństwa przed podpięciem aplikacji

Pan Tomasz prowadzi agencję reklamową. Chce mieć szybki podgląd faktur kosztowych na telefonie, ale obawia się przekazywania informacji o kontrahentach, marżach i kosztach do kolejnego systemu.

Przed instalacją sprawdza, czy aplikacja wymaga konta użytkownika, gdzie przechowuje token KSeF i czy dane faktur trafiają na zewnętrzne serwery. Następnie generuje token ograniczony do odczytu faktur i dodaje go do aplikacji działającej lokalnie na telefonie.

Dzięki temu ma szybki podgląd faktur z KSeF, a jednocześnie ogranicza liczbę miejsc, do których przekazywane są jego dane finansowe.

Najczęstsze pytania

Czy KSeF jest bezpieczny pod kątem danych finansowych?

KSeF wykorzystuje mechanizmy uwierzytelnienia, uprawnień, tokenów oraz szyfrowanej komunikacji. Dostęp do faktur zależy od uprawnień nadanych konkretnym osobom lub aplikacjom.

Czy muszę tworzyć kopie zapasowe faktur z KSeF?

Dokument źródłowy znajduje się w KSeF. Lokalna kopia podglądowa w aplikacji może jednak ułatwiać codzienną pracę, zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorca chce szybko sprawdzić fakturę na telefonie.

Co zrobić, jeśli token KSeF dostanie się w niepowołane ręce?

W takiej sytuacji należy zalogować się do systemu KSeF i unieważnić dany token. Następnie można wygenerować nowy token z właściwym zakresem uprawnień.

Czy urząd skarbowy widzi faktury w KSeF?

Faktury trafiające do KSeF znajdują się w centralnym systemie e-fakturowania. Dostęp organów podatkowych do danych wynika z przepisów regulujących działanie systemu i uprawnienia administracji skarbowej.

Podsumowanie

Bezpieczeństwo KSeF zależy zarówno od samego systemu państwowego, jak i od sposobu, w jaki przedsiębiorca zarządza dostępem do swoich faktur. Token KSeF powinien być nadawany świadomie, z odpowiednim zakresem uprawnień i przechowywany w bezpiecznym miejscu.

Faktino działa bez dodatkowego konta użytkownika i bez serwera pośredniczącego w przechowywaniu faktur. Dzięki temu przedsiębiorca może szybciej kontrolować dokumenty na telefonie, przy ograniczeniu przekazywania danych do zewnętrznych serwerów.

Zobacz także: jak wygenerować token KSeF oraz jak wybrać aplikację KSeF na telefon.